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学习大模型的前沿技术与行业应用场景


用Kimi一键将表单生成流程图、流程说明
发布日期:2024-07-12 19:16:46 浏览次数: 2785 来源:AI咨询圈



今天给大家介绍2个非常非常实用、好用、高效率的AI工具使用技巧:

  1. 表生文——工作表单自动生成流程说明

  2. 表生图——工作表单自动生成流程图

同时,也给大家介绍一种大模型可输出的图形格式——Mermaid(流程图、序列图、甘特图、脑图等)

文章不长,很实用,建议看完,收藏备用。


 01 


一张工作表产生的新需求


最近看企业的一份制度文件,是这么写的:

3、固定资产的增加:

固定资产的增加,由需求部门填写《资产采购申请单》(附件1),报综合部和财务部审核后,由申请部门提交上级领导逐级审批。

如果你是专业的管理顾问,或者企业管理人员,看完应该会有2个疑问

  1. 综合部、财务部,具体哪些岗位来审核,审核什么?

  2. 提交上级领导逐级审批,哪些领导审批?

没错,制度的这条描述,说的不清不楚,这也是为什么很多企业说制度有,但是不执行。其中重要的原因之一,就是制度写的就难以执行。

不过制度起草部门出来解释了,我们制度文本里面写的简单,但是表单里面很清楚,如下:

仔细一看,人家说的也没错,表单里面申请内容、哪些部门审核、哪些领导审核、谁最终审批,很明白。只是流程比较长而已(这个本文不讨论)。

最后讨论达成一致:在制度正文里面,增加对具体程序的文字描述,根据表格的程序,在制度正文中明确发起、审核、审批各环节及审核要求。


 02 


AI绝活1:表生文,1秒搞定

按照以往,需要人工对着这个表格,手敲一堆文字,转化为文字版的流程说明,差不多也得10来分钟吧。如果是批量的这种工作需要处理十几个、几十个呢……
但是在AI时代,这种工作场景,就是非常典型的AI可替代性工作。交给AI工具,输出质量保守能够达到80%以上,工作效率大概1分钟写提示词,1秒钟AI出结果。
一个任务效率感受不明显,但如果是10个同样的任务,30个,50个呢。
实际上,这个企业这种情况很普遍,很多制度文本描述很简单,审批流都在表单中,那么工具替代的价值就充分展现出来了。
我们来看真实场景的使用效果:
对以上资产购置申请表,用Kimi工具,输入以下简短提示词即可:

输出结果如下,仔细检查后,输出的内容基本没什么问题,如果是一些审核点觉得写的不够具体或准确,可以手工完善一下即可。

我们换一下提示词,让他输出流程说明文件:

在没有告知KIMI流程文件格式的情况下,他能够按照一个通用的流程文件完整格式进行了输出,的确很强大:

人工需要做的,只是把kimi的结果复制到制度文件中即可。

 03 


AI绝活2:表生图,1秒搞定

AI不仅可以把图表生成文字,还可以生成流程图。
在制度文件中,为了直观展示工作流转关系,会画一些简单的流程图来配套。这时候,在word里面画图的效率是非常低的,而且得手工来做。
利用AI工具,通过kimi的一行指令,就可以根据工作表单、或者文字的制度描述,自动生成流程图了。

这里教给大家一种AI输出的流程图格式——Mermaid。

Mermaid是一个基于JavaScript的开源绘图库,它允许用户通过简洁、人类可读的文本语法来描述和绘制各种图表,如流程图、序列图、甘特图、类图、状态图等。

Mermaid是一种文本化图表工具,它使用类似于Markdown的语法来创建和编辑图表,使得非专业设计者也能快速上手。

给Kimi如下提示词

基于图片理解,用Mermaid格式生成流程图

以下是kimi自动生成的流程图,仔细看了,和图片审核逻辑一致,而且他还增加了审核通过和不通过的路径。

默认情况下,Kimi采用从上到下的方式画流程图,其实,Mermaid画图有4种方式,从上到下,从下到上,从左到右,从右到左。你只需要在提示词中用文字告诉他怎么来画就可以。

纵向呈现,流程图较长,展现部门内容:

如果你要觉得哪个环节不对,想修改流程图,直接对kimi文字描述就可以,这里不再展示,大家可以自己尝试。

PS:如果是自己手工画图,删掉一个活动框,所有线条都要手工修改,是一件很苦恼的事情。

另外,Mermaid有2种显示方式,一种是图形化的展示,一种是code代码显示。

点击一下就可以切换到CODE格式,然后复制里面的Mermaid代码到支持该格式的编辑器中,进行个性化的编辑和调整,比如绘图工具 drawio,就可以把这段代放在该软件中打开,显示出流程图,并且可编辑大小、颜色等。


回顾一下,利用Kimi,可以实现:

  1. 表生文——工作表单自动生成流程说明

  2. 表生图——工作表单自动生成流程图

同时,也给大家介绍一种大模型可输出的图形格式——Mermaid(流程图、序列图、甘特图、脑图等)


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