腾讯IMA知识库高阶玩法之五：打造企业培训资料库，新员工入职效率提升80%！

周末参加一个HR朋友的聚会，她满脸疲惫地说："每来一批新员工，我就得重复一遍公司制度、福利政策、办公系统使用方法...

有时候一天要回答同样的问题20多次，感觉自己成了人肉复读机。"

另一位HR朋友立刻附和："最烦的是，培训完还有人记不住，三天两头来问同样的问题。 

我们部门就3个人，哪有精力天天重复这些基础内容啊！"

听完我忍不住笑了："其实你们的问题，用我之前介绍的腾讯IMA知识库就能解决。"

“真的吗？那不是给老师用的吗？”

“当然不只是！”

今天，我就来手把手教大家如何用腾讯IMA知识库打造一个企业培训资料库。

让HR从重复性工作中解放出来，把时间用在更有价值的事情上。

一、HR部门为什么需要AI知识库？

先来看看HR日常面临的培训痛点：

1. 培训材料分散混乱：公司制度、员工手册、操作指南分散在邮箱、共享盘、纸质文件中，查找困难。

2. 重复回答基础问题：新员工总有相似疑问，"五险一金怎么缴？""年假如何申请？""绩效考核周期是？"

3. 培训内容难更新：政策调整后，PPT、文档需逐一更新，容易遗漏，导致信息不一致。

4. 培训效果难追踪：无法确认员工是否真正理解和记住培训内容，往往培训后仍有大量咨询。

5. 培训资源浪费：每次入职培训都需HR全程参与，占用大量时间，无法专注于人才发展等核心工作。

这些问题导致HR团队疲于应付，新员工也因信息获取不畅而影响工作效率。

二、IMA知识库如何解决HR痛点？

腾讯IMA知识库能为HR部门带来哪些改变？

最关键的变化是：HR从"重复回答机器"变成了"人才发展顾问"，能将更多精力投入到员工关怀、人才培养等更有价值的工作中。

三、3步打造企业培训知识库

下面是具体操作步骤，即使你不懂技术，也能轻松完成：

步骤一：整理培训材料

首先，梳理你需要放入知识库的内容：

• 公司简介和发展历史

• 组织架构和部门职责

• 企业文化和核心价值观

• 员工手册和公司规章制度

• 薪酬福利政策（五险一金、补贴等）

• 休假制度和申请流程

• 办公系统使用教程

• 考勤打卡操作指南

• 报销流程和表格填写说明

• 整理新员工常见问题和标准答案

• 按主题分类（如：福利政策、办公环境、IT支持等）

实用小技巧：

创建一个Excel表格，记录过去3个月新员工问过的所有问题，按频率排序，优先整理TOP20问题的标准答案。（遵循2/8法则）

步骤二：上传至IMA知识库

具体操作我就不重复写了，大家参考文章进行操作即可：

腾讯IMA知识库高阶玩法之三，99%的人不知道：3分钟搭建免费答疑库，老师效率怒翻3倍！

1. 创建知识库：

• 登录腾讯IMA，新建共享知识库，命名为"XX公司员工培训库"

• 可以按部门或主题创建多个子知识库（如"新员工入职""薪酬福利""绩效管理"）

• 将整理好的文档上传到对应知识库

• 支持Word、PDF、PPT、JPEG、PNG、Markdown等多种格式

• 对于重要的Q&A内容，建议单独创建Word文档上传

• 为文档添加标签，方便分类查找

• 调整文档顺序，将重要和常用文档置顶

• 确保文件名清晰明了，便于AI理解和检索

实用小技巧：对于复杂的流程，可以制作简单的流程图或思维导图上传，AI能够理解图片中的信息并结合文字回答问题。

步骤三：设置权限与分享

1. 权限设置：

• 根据内容敏感度设置访问权限

• 见下图，目前IMA的权限设置还比较简单

• 如果希望权限强管理，可设置"仅管理员可编辑"和“成员可查看文件内容”，两个组合后就比较安全了。

2. 分享方式：

• 生成知识库链接或二维码

• 将链接添加到入职欢迎邮件中

• 在企业微信群或工作群置顶

• 制作简短的使用指南（可以是一页PDF或短视频）

• 在入职培训第一天教新员工如何使用知识库

• 鼓励员工优先通过知识库查询信息

实用小技巧：在公司内部创建一个"AI助手使用心得"的分享机制，鼓励员工分享使用技巧和收获，形成良性循环。

四、实际应用场景

知识库搭建好后，可以应用在以下场景：

1. 新员工入职培训

传统方式：HR准备PPT，集中培训2-3小时，员工听完就忘。

IMA知识库方式：

• 入职第一天，HR只需30分钟介绍知识库使用方法

• 新员工按自己节奏学习公司制度和流程

• 有疑问直接问AI，不懂就追问，直到理解

• HR只需处理AI无法回答的特殊问题

实践预期：某科技公司每月入职20人，HR培训时间从每月40小时减少到5小时，新员工适应期从2周缩短到1周。

2. 政策更新传达

传统方式：发全员邮件，开会宣讲，仍有员工不知道或理解有误。

IMA知识库方式：

• 更新知识库中的政策文档

• 发通知提醒员工政策已更新

• 员工可随时查询最新政策

• AI能解释政策变化和具体影响

实践预期：某公司调整了报销政策，通过知识库更新后，相关咨询减少90%，报销单错误率下降70%。

3. 跨部门协作培训

传统方式：各部门准备材料，反复培训，信息不一致。

IMA知识库方式：

• 各部门在同一知识库中维护自己的专业内容

• 新员工可了解其他部门职责和协作流程

• 减少跨部门沟通障碍和信息不对称

实践预期：某制造企业将生产、质检、物流三个部门的工作流程整合到知识库，新员工理解跨部门协作的时间从1个月缩短到1周。

五、实施效果与数据

我本人有多年系统化经验，我的实践预期是，使用IMA知识库后的变化应非常显著：

1. HR工作效率提升：

• 回答重复问题的时间减少80%

• 培训准备时间减少60%

• 文档更新和维护时间减少50%

• 入职培训时间缩短50%

• 政策理解正确率提高40%

• 自主解决问题能力提升70%

• HR团队可将更多时间用于人才发展

• 培训内容标准化，确保信息一致性

• 知识沉淀形成企业无形资产

一位HR朋友形象地总结道："以前我是'答题机器'，现在我是'人才教练'，这种转变太令人兴奋了！"

六、进阶技巧

掌握基础操作后，可以尝试这些进阶用法：

1. 与企业其他系统集成

• 在OA系统中添加知识库入口

• 将知识库链接嵌入到企业微信工作台

• 在入职流程管理系统中设置知识库学习任务

2. 定期更新与维护

• 每月检查一次知识库内容是否最新

• 设置提醒，确保政策变更时及时更新

• 分析员工常问问题，持续优化内容

3. 收集反馈持续优化

• 定期询问新员工使用体验

• 分析知识库使用数据，了解热门问题

• 根据反馈调整内容组织和表达方式

实用小技巧：每季度组织一次"知识库优化工作坊"，邀请各部门代表提供内容更新和改进建议。

七、常见问题解答

Q1：我们公司有些机密信息，放在知识库安全吗？ 

A：腾讯IMA提供严格的权限控制，可以设置仅特定人员可见。对于高度机密信息，可以选择不上传或创建单独的受限知识库。

Q2：如果AI回答的内容有误怎么办？ 

A：AI回答基于上传的文档，确保文档内容准确是关键。同时，可以在培训中告知员工，AI仅作参考，重要决策仍需咨询HR。

Q3：我们HR团队人手少，没时间维护知识库怎么办？ 

A：初期建设确实需要投入时间，但长期来看会节省大量重复工作。可以分阶段建设，先上传最常用的内容，逐步完善。

八、开始行动，让AI为HR赋能

在AI时代，HR的价值不在于回答"五险一金怎么缴"这类重复问题，而在于真正的人才发展和组织建设。

腾讯IMA知识库就像是给HR团队配备了一个24小时不知疲倦的助手，处理日常重复工作，让HR专注于更有价值的事情。

如果你是HR，不妨今天就开始行动：

1. 列出新员工常问的TOP10问题

2. 整理相关政策和流程文档

3. 按照本文步骤搭建你的企业培训知识库

你的工作中有哪些可以交给AI的重复性任务？