02 场景实战及工具方法介绍

  1、输出成果是什么？

先明确下我们希望AI输出的内容长什么样。

下图就是AI要完成的任务，输出一份部门职责及岗位承接表。

这张表格蕴含了有一个各类型企业都很使用的管理小工具——DPE职责承接，详细介绍下这张表格：

表格的左侧是部门的职能职责分解，按照一级职能、二级职责，对部门的职责事项进行结构化、层次化的全面梳理，这样就能够完成部门职责的编制。

表格右侧是部门内各岗位对部门职责的责任承接情况，我们使用了一个叫DPE的工具。

DPE工具的含义是：

D：决策。表明该岗位在某条二级职责上扮演都是决策的角色，即对该项职责的结果起到审核、最终决策的作用；

P：参与。表明该岗位在某条二级职责上扮演的是参与的角色，即参与该项职责，但并不是决策或者主责方； 

E：执行，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是执行的角色，即负责该职责的具体执行，是该职责的主责人。

通过DPE工具，可以把部门的每一项职责，落位到相应的岗位上，确保部门职责项可以没有遗漏地分解到部门内的各岗位。

这个方法可以规避部门职责写完后，直接让各岗位写岗位说明书，会出现岗位职责与部门职责脱节、两张皮的现象，有些部门职责很有可能在所有岗位的职责项中都找不到，因为岗位职责大家的思维惯性是写已经干的工作，一些很重要、规划中的职责极可能被落下。

这个表格还有个好处，可以替代岗位说明书，有些企业岗位变动快、每个部门的岗位不多，其实把这个职责分解表做到够细致，可以不用再分岗位写说明书了。

  2、场景实操步骤拆解

如何用AI来实现这样的表格输出呢？分3步：

第一步，通过附件上传的方式，给AI提供案例；

第二步，撰写提示词，解读案例，告诉AI，DPE工具的使用方法，明确要输出的任务细节和背景信息；

第三步，选择输出质量高的AI工具，输出结果；

第四步，复制导出AI输出结果到excel表格，手动格式美化，及细节内容审核优化。

第一步，通过附件上传的方式，给AI提供案例

AI输出的是一个表格样式的成果，很难通过提示词完全讲清楚，所以我们将刚才演示的案例文件上传给AI，作为案例让他理解。

案例的具体内容展示如下：

第二步，撰写提示词，解读案例，告诉AIDPE工具的使用方法，明确要输出的任务细节和背景信息

这个提示词并不容易写，有几个核心要点：

第一，结合上传的附件，在提示词中进一步给AI讲明白输出内容的样式；

第二，要在提示词中讲清楚DPE的使用方法，DPE不是随便标记的，比如D（决策）和P（参与）、P（参与）和E（执行）都不能同时标记到1个岗位上，如何进行科学的DPE标记必须遵循基本的规则，这些都要写进提示词（提示词中有详细的DPE工具使用要求）；

第三，将任务的详细背景信息告诉给AI，避免AI过度发散，或者AI输出的内容不能体现部门和岗位的实际情况。在以下提示词中，AI的任务是输出市场部的部门职责和岗位承接表，我们把市场部的一级职能模块、市场部的岗位名称、各岗位的职能侧重都在背景信息告诉了AI，这样他输出的内容和我们的预期就不会有太大偏差。在实际场景中，实际上这些信息也是很容易确定下来的，所以预先告诉AI，比AI生成后再修改效果更好。

第三步，选择输出质量高的AI工具，生成结果

在AI工具的使用过程中发现，处理表格是AI的一个能力短板，所以我测试了Kimi、文心一言、通义、豆包、智谱、腾讯元宝、海螺AI、ChatGPT等近10款AI工具，最终发现目前差不多只有豆包的输出效果是比较满意的，这个也有点让我意外，豆包最近的进化很快。另外这个测试的过程，还发现了智谱的一些新功能，居然可以直接生成excel附件供编辑下载。

各大AI工具基本都卡在了正确使用DPE矩阵上，很多AI工具标记的科学性存在问题。

第四步，复制导出AI输出结果到excel表格，手动格式美化，及细节内容审核优化

  33、结果展示

我们来看看豆包生成的结果：

（1）部门职责及组织功能分析结果

下图是部门职责的梳理，按照提示词中告知的一级功能模块，豆包输出了二级职责，二级职责的描述遵循了提示词中要求的动宾结构，二级职责项从逻辑归类上比较合理，基本上梳理出了该职能下的重点职责项，当然因为企业业务的背景信息比较少，职责描述相对通用一些，可以结合自己部门市场部的职责在此基础上微调。

总体而言，这个职责梳理结果可用，相比人工构思、查资料、撰写，效率大幅提高，质量也会更加稳定。

（2）岗位职责DPE承接

接下来我们展示DPE岗位职责承接的输出内容，下图是豆包输出的DPE岗位承接，受制显示页面，只能截图局部页面。

我们把豆包上输出的表格内容复制到excel中，整理如下。

需要注意的是，DPE需要结合自己部门岗位的职责定位来标记，AI输出的标记结果，大概60%可用，还有30-40%需要人为修订下。

 34、意外发现（智谱深度思考及生成excel）

在测试各大AI工具过程，我意外发现了智谱的一些新变化和性能能，顺便跟大家分享下，AI其实已经进入到了新的技术升级维度。

智谱将深度思考能力应用到了AI对话，并且可以直接生成excel。

以上的提示词和参考案例附件，我也上传给了智谱AI，没想到智谱将其思考和运行过程详细的展示了出来，其中一段如下图所示：

这段内容展示了智谱AI的思维链，我惊奇的发现，AI正在学习人类的思考和工作方式，开始像人类一样工作。他对我的提示词有非常准确的理解，并且自主规划了行为。

更加让我惊奇的是，智谱对话过程输出了一堆各种看不懂的代码、自我报错、自我修正，最后，居然扔给我了一个表格链接：

点击链接后，出现了如下的一个在线excel表格页面，这个表格是可以下载编辑的。

这应该是目前所有AI对话工具都还没有的功能。

不过让人可惜的是，智谱生成的结果不是很满意，对DPE的使用上存在一些问题。

 03 场景应用小结与展望

以上是通过提示词的方式，与AI工具对话实现单个部门职责的输出，总结有3个AI场景应用经验：

第一，通过文档提供案例，让AI学习案例；

第二，在提示词中解读特定的工具方法，让AI学会使用；

第三，给与充分的背景信息，明确任务要求。