解锁高效办公：DeepSeek与办公软件的完美结合，Api和本地两种模式的完整版

推荐语

DeepSeek，AI技术革新办公自动化，与Microsoft Office软件的无缝对接。

核心内容：
1. DeepSeek与Microsoft Office软件结合的两种模式：API和本地化
2. 安装OfficeAI助手的详细步骤和注意事项
3. DeepSeek在Word和Excel中的应用实例及效果验证

杨芳贤

53A创始人/腾讯云(TVP)最具价值专家

在日常工作中，办公、学习等使用的Office，只是单纯的办公软件，AI出来后，为公软件已经慢慢的被智能化，DeepSeek横空出世，又将AI拉高了一个层次，办公自动化就更显得格外突出。

把DeepSeek接入办公软件，实现自动化办公，会让人感觉事半功倍，今天分享 实现高效办公， DeepSeek与Microsoft Office办公软件的完美结合 的两种方式。

小编环境：

本地系统：Windows 10

分享内容总目录：

    安装OfficeAI助手

        1. 下载OfficeAI

        2. 安装OfficeAI

    DeepSeek的ApiKey方式

        1. 创建API key

        2. Word中OfficeAI插件设置

        3. 实际验证并应用

    DeepSeek本地化方式

        1. 下载Ollama并安装

        2. 下载DeepSeek-r1模型

       3. 本地模型验证

        4. Word中OfficeAI插件设置

        5. 实际验证并应用

    OfficeAI在Excel使用

    总结

安装OfficeAI助手

1. 下载OfficeAI

你电脑上的办公软件Microsoft Office，本身是没有OfficeAI助手的。这是一个插件，需要手动安装。

官网地址：

https://www.office-ai.cn/

注：这个软件也会放在文章底部，供大家下载

2. 安装OfficeAI

右击，以【超级管理员身份运行】

这时会弹出下载安装【Visual Basic for Application】，根据提示安装即可

点击【Finish】，辅助程序安装完成，自动跳出OfficeAI继续安装

这里下载附加文件大约2-5分钟，大家耐心等一会就好

出现这个界面，点击【完成】，即OfficeAI安装全部完成

注：一定要都勾选上，安装完成后，会自动弹出提供的帮助文档，里面是“Office AI助手说明”，里面会解决你 OfficeAI加载不出来的问题，还有示例。

DeepSeek的ApiKey方式

ApiKey方式——顾名思义就是通过ApiKeys来进行远程请求Deepseek模型。

这种方式主要优点：

1、快速部署：无需搭建和维护本地服务器，直接调用DeepSeek的API即可使用，并且适合快速验证想法或临时需求。

2、节省资源：不需要本地硬件资源（如GPU/CPU）支持，依赖云端计算能力。

3、自动更新：DeepSeek模型和知识库由服务提供商维护和更新，用户始终使用最新版本。

4、高可用性：云端服务通常提供高可用性和负载均衡，确保服务的稳定性。

5、灵活计费：按使用量计费（如按请求次数或Token数量），适合需求不固定的场景。

相应也有缺点：

1、依赖网络：需要稳定的网络连接，网络延迟或中断会影响使用体验。

2、数据隐私问题：数据需要通过网络传输到云端，可能存在隐私泄露风险。不适合处理高度敏感的数据。

3、成本随使用量增加：当请求量较大时，API调用费用可能较高。不适合长期高频率使用的场景。

4、功能受限：只能使用服务提供商提供的功能和模型，无法深度定制。不适合需要定制化需求的场景。

如果你需要快速验证想法、资源有限或需求不固定，并且对数据隐私要求不高，且无法投入大量资源进行本地部署的，选择ApiKey的方式很适合！

1. 创建API key

打开DeepSeek官网

https://www.deepseek.com/

点击【API开放平台】进行注册

注册成功后，有赠送的10元额度

点击左侧菜单【API Keys】，点击创建API key

创建成功后，一定要记录此处的API key。因为deepseek的平台不会再次展示API Keys的值

一定要记录

一定要记录

一定要记录

2. Word中OfficeAI插件设置

具体操作如下：

打开个一空的Word文档，就可以看到菜单栏的OfficeAI插件了

点击【设置】

提示“请先右侧栏登录或注册后使用该功能”，我们可以用微信登录一下

登录成功后：

然后，我们继续进行设置，选择【大模型设置】，默认是豆包，这里面没有DeepSeek，需要我们添加一下API Key（就是第一步创建的API Keys）

模型名有两个选项，这个根据实际情况选择：

deepseek-chat：是一个专注于自然语言对话的模型，旨在提供流畅、连贯的对话体验。它适用于需要与用户进行交互的场景，通用知识库比较广泛，响应速度快。

deepseek-reasoner：是一个专注于逻辑推理和问题解决的模型。它适用于需要复杂推理、分析和决策的场景，如数据分析、科学研究、决策支持等。专业性强，由于是逻辑推理，响应速度会秒慢些。

本次选择deepseek-chat，输入Apikey，保存即可

点击【保存】，有个提示，直接安装就可以了。

两个都选择上，如果后期取消OfficeAI本地服务开机启动，直接从桌面手动启动即可，单纯为了方便手动启动

完成！

3. 实际验证并应用

例如：“以项目经理的身份，与一份本月工作计划”

生成完成，点击【导出到左侧】

这样Word正文就是完整的文案了，怎么样，是不是非常方便，这效率突然就提升了n个level。

注：AI生成的，可能某些地方不适合你的需求，可以稍作优化，但总体的框架是完整的，完全可用！

DeepSeek本地化方式

本地化方式——就是将DeepSeek-r1大模型在本地搭建，创建自己的知识库。

本地化搭建优点：

1、数据隐私和安全性：所有数据和计算都在本地进行，无需担心数据泄露。适合处理敏感数据或需要高安全性的场景。

2、高性能和低延迟：本地部署可以充分利用本地硬件资源，减少网络延迟。适合对实时性要求高的场景。

3、完全控制：可以自定义模型、知识库和功能，满足特定需求。适合需要深度定制化的场景。

4、长期成本低：虽然前期投入较大，但长期使用成本较低，尤其是高频率使用时。适合长期稳定需求的场景。

相应也有缺点：

1、部署和维护复杂：需要搭建本地服务器、配置环境，并持续维护。

2、硬件成本高：需要高性能硬件（如GPU）支持，尤其是训练或运行大型模型时。

3、更新和升级困难：需要手动更新模型和知识库，可能落后于最新版本。

4、扩展性有限：本地资源的扩展性受限于硬件条件，难以应对突发的高负载需求。

如果你需要处理敏感数据、对实时性要求高或有深度定制化需求。并且有足够的硬件资源和技术能力，且需要长期稳定使用。建议就用这种方式，安全可靠。

1. 下载Ollama并安装

首先，打开网站

https://ollama.com/

下载：

选择与系统匹配的版本

小栈是windows 10，本次就以此为例

安装：

找到下载的Ollama软件

右击 【以管理员身份运行】

点击【Install】默认安装即可

安装过程完全是自动的，安装完成后，在cmd命令窗口输入ollama list命令

由于电脑并没有安装过其他的，刚安装ollama现在执行这条命令应该是空的，这个已经表明安装成功！

2. 下载DeepSeek-r1模型

我们先看一下DS的版本，打开Ollama官网，点击左上角菜单【Models】

DeepSeek-r1 目前一共有7个不同版本，随着尺寸参数变大对电脑要求也会变高，电脑没有大显存GPU的朋友，推荐安装1.5b尺寸。

这版尺寸，即使是无GPU的普通电脑也能流畅运行。

我们进行DS详细版本页面，复制命令

打开电脑cmd命令窗口

输入安装命令：

ollama pull deepseek-r1:1.5b

大约等10分钟左右的时间

出现success，则已经安装完成

3. 本地模型验证

安装完成后，我们来使用，验证一下效果

在cmd命令窗口输入

ollama run deepseek-r1:1.5b

我们可以直接在这里提问

比如提问：“学习编程方面，我们该如何学习，请列出5个学习的方法”

4. Word中OfficeAI插件设置

大部分配置操作与 ApiKey的方式一样，在【大模型设置】那里有些区别

在OfficeAI 设置界面—>大模型设置

打开“本地模型/API-KEY”—>选择“本地”—>框架选择“ollama”

然后 模型名 选择“deepseek-r1:1.5b”，点击【保存】

注：

如果点击【保存】时出现以下问题，可能是ollama没有启动，或是 deepseek-r1:1.5b没有安装成功。

解决：手动启动ollama（如果没有模型，通过ollama pull deepseek-r1:1.5b下载即可），再重新打开 OfficeAI的设置界面，重新操作以上设置步骤，就可以了！

5. 实际验证并应用

例如“以Python培训讲师的身份，制定一份培训计划，要求只计划一个月时间内的基础计划”

从以上对话，可以看出 使用的是 本地搭建的模型，

我们同样将生成的文案 导出到正文中，点击【导出到左侧】

非常方便，生成的结构也很完整！

OfficeAI在Excel使用

以上已经将Deepseek与Microsoft Office已经结合起来了，两种方式分别在Microsoft Office Word当中进行了验证与使用，效果都不错。

其实，设置完成后，不光是Word，在Excel中也可以直接使用。

我们下面在Excel中做一个简单的实例，看一下效果。

打开一个Excel实例文档，点击【OfficeAI】->点击【右侧面板】：

打开OfficeAI后，操作数据，例如：

“请将D列中，90分及以上的分数的用户信息筛选出来，添加 到F列”

这里面给了多种方案，

这里我们将 光标定位 到F2单元格，直接使用【应用该公式】

点击【应用】，然后就可以看到F2单元格有就数据了，然后与操作Excel一样，往下 拖拽，就可以看到想要的数据了

注：可以根据自己的实际情况，对AI给出的方案做微调，这样办公效率的确是提升了许多。

总结

将 DeepSeek 与 OfficeAI 结合，并与 Office 办公软件集成，可以显著提升工作效率、文档质量和协作能力，同时确保数据安全。

具体应用场景广泛，适用于市场、人力资源、财务、技术等多个部门。通过智能化和自动化的功能，用户可以将更多精力集中在核心业务上，从而提升整体工作效果。

小栈忠实的建议：

1. 如果同学只是单纯的将OfficeAI+DeepSeek作为辅助，注册个API keys 使用就可以了，方便、省事儿，不用考虑电脑本身的配置高低，并且DeepSeek的tokens很便宜，只是工作的辅助，其费用很低。

2. 如果同学有财力、有资源，使用频繁，并且有对数据保密的要求，那么可以考虑使用本地化的部署，搭建自己的模型环境，是个不错的选择。

3. 如果同学都不需要什么OfficeAI，不需要Deepseek，只是单纯看到小栈的分享。小栈在这里谢谢您能看到这里

AI不能代替所有人的想法和需求，所有人也不必要都用AI，找到合适自己使用的方式即可。